Hersenspinsels van een start-up #6 - Inschrijven bij de KvK


Vorige week lazen jullie al dat er een paar grote stappen gemaakt zijn en wij ons verheugden op ons gezamenlijke bezoek aan de KvK om ons eindelijk in te schrijven voor onze vennootschap onder firma! Dat liep alleen een beetje anders dan verwacht… 

Inschrijfformulier doorgenomen, ingevuld en afspraak gepland
Dat was de status na onze netwerkochtend in Lelystad. In de kantine hadden Anneke en ik na afloop alle informatie doorgesproken, het inschrijfformulier op de site van de KvK ingevuld en een afspraak ingepland. Maandag 11 december zouden wij de officiële inschrijving in Leeuwarden gaan bekrachtigen met onze handtekeningen. We telden de dagen af en kwamen nog met vragen: hoe moeten we de omzet inschatten? Hebben we alles wel voldoende uitgedacht om ons nu al te kunnen inschrijven? Kortom: de gezonde twijfel sloeg toe, maar tegelijkertijd hadden we er ook enorm veel zin in. Natuurlijk om elkaar weer te zien, maar ook om die inschrijving nu eindelijk te kunnen doen. Want daar hing alles van af; alleen met een KvK-nummer kun je een zakelijke bankrekening openen en pas als we een bankrekening hebben, kunnen we kaarten online verkopen. 

En toen kwam er sneeuw…
En niet zo’n beetje ook. Zondags was het in Haarlem al bar en boos met veel sneeuw, gladheid en verkeerschaos. Anneke appte me ‘s avonds:

Weersverwachting voor morgen geeft code rood. Veel sneeuw en gladde wegen.
Ik vrees dat we onze afspraak moeten verzetten. Ik kijk het voor de zekerheid morgenvroeg even aan.

Mijn antwoord was een heel verstandige, ook al was er in Leeuwarden nog geen sneeuwvlok gevallen:
Is goed. Dan bel ik morgenochtend de KvK om de afspraak af te zeggen. Veiligheid voor alles!
Blijf jij lekker thuis.

Maar ja, maandagochtend zag ik geen probleem. Ik hoorde wel op de radio dat het één grote chaos was op de Nederlandse wegen en dat iedereen werd aangeraden om thuis te werken en vooral niet de weg op te gaan, maar in Leeuwarden was het nog steeds vrijwel schoon. De sneeuw die er lag, was in de tuin blijven liggen, stoepen waren schoon, het was niet eens echt glad, dus waar hadden ze het toch over? Toch maar even bij Anneke horen hoe het in Haarlem was… Ik stuurde haar de foto links, de foto rechts was de situatie in Haarlem, slechts 10 minuten later. Wat een wereld van verschil!

En er werd nog meer sneeuw verwacht. Ik baalde. Hadden we zo ons best gedaan om zo snel mogelijk een afspraak bij een KvK te krijgen om de inschrijving te doen, gooide de sneeuw roet in het eten. Eerlijk waar, ik ben dol op sneeuw, ik hou van sneeuw, maar wat heb ik staan vloeken en tieren die ochtend.

Ik werd praktisch
En ik belde de KvK: hoe kunnen we dit oplossen? Kunnen we een uitzondering maken vanwege de weersomstandigheden? Moeten we echt tegelijk op hetzelfde kantoor aanwezig zijn om onze krabbels te zetten? Gelukkig hadden de medewerkers aan de telefoon alle begrip voor ons en kwamen met de volgende oplossing: ik zou ’s middags in Leeuwarden de inschrijving zover mogelijk in orde maken en mijn handtekening op de juiste plekken zetten en dan zou de KvK de papieren doorsturen naar het kantoor in Alkmaar. Want daar had Anneke intussen een afspraak gekregen voor donderdagmiddag om daar háár handtekening onder de papieren te zetten. Wat fijn. Dan zou het toch nog goedkomen en konden we eind van de week een bankrekening aanvragen. Wat een opluchting!

Het begint al lekker
’s Middags in Leeuwarden bij de KvK: ik stap binnen en krijg meteen de vraag of ik alleen ben. Ja dus. Meteen moet er van alles nagevraagd worden. Kan dit wel? Het is namelijk niet gebruikelijk. Dat snap ik ook wel, want ja, hoe gebruikelijk is het nu dat er zo vroeg in december al sneeuw ligt? Uiteindelijk neem ik de formulieren met de dame van de KvK door en kan ik op de uitdraaien mijn handtekening met blauwe pen zetten. Een kopie van mijn legitimatiebewijs wordt toegevoegd, voorzien van een paraaf en toelichting van de dame van de KvK.

Je voelt het al aankomen…
En dan de mededeling: “U krijgt de papieren mee, want ik weet niet of wij het vóór donderdag in Alkmaar krijgen. We versturen zelf geen post meer, dus gaat het eerst met de interne post naar Groningen en vanuit daar wordt het verstuurd naar Alkmaar – als zij tenminste nog zelf post kunnen versturen en ontvangen. Anders moet het eerst nog naar een ander kantoor en dan via de interne post naar Alkmaar.” Bureaucratie ten top! Weet je: geef me al die papieren maar mee, ik verstuur het aangetekend, zodat ik zeker weet dat het aankomt (en hopelijk op tijd, gezien de ‘we-kunnen-geen-garantie-geven-op-de-bezorgtijd-vanwege-de-kerstdrukte’ van PostNL). Deze hobbel is in ieder geval genomen. Stap 1 van de inschrijving is geslaagd. Anneke mag het donderdagmiddag afronden.

“De post is aangekomen hoor!”
Ik krijg woensdag gelukkig dit verlossende bericht. Hoe blij kun je zijn. Maandagmiddag sneeuwde het overigens in Leeuwarden ook verschrikkelijk. Wat was ik opgelucht dat ik niet aangedrongen had bij Anneke om toch te komen. Ik was ook boos op mezelf dat ik haar dat risico had willen laten nemen om alleen maar een KvK-inschrijving in orde te maken. Wat egoïstisch van me. Gelukkig dat mijn verstand het in dit soort situaties wint van mijn gevoel.

En dan is het donderdag
Ik weet dat Anneke donderdagmiddag om 15.50 uur bij de KvK moet zijn, net op het moment dat ik zelf in een afspraak zit. Maar het zal vast wel goed gaan. Om 16.15 uur lees ik haar berichtje: 

Kun je me bellen? Ik zit bij de KvK en we hebben wat vragen.

Dat klinkt niet heel goed. Snel rond ik mijn afspraak af en bel ik vanuit de auto op de parkeerplaats Anneke op. Wat blijkt: haar afspraak was blijkbaar niet voor een inschrijving van onze VOF, maar voor een toevoeging van een vennoot. En het was allemaal moeilijk om de inschrijving alsnog te doen. Dan moet er een nieuwe afspraak komen. Want ja, dit was niet de gebruikelijke procedure.

Verdorie, kan het dan nooit meezitten?
Mogen we wel samen starten? Het lijkt alsof er een vloek op onze plannen rust. Maar Anneke weet me gerust te stellen. Misschien is het wel goed om even een pas op de plaats te maken. De meneer bij de KvK kon dan weliswaar onze VOF niet inschrijven, maar hij en Anneke hebben wel een goed gesprek gehad over onze plannen en hij heeft haar bruikbare tips gegeven. Dus we gooien het voorlopig even over een andere boeg. Ik heb al een eenmanszaak, dus we beginnen vanuit daar met onze events. En als het dan lekker loopt, kunnen we alsnog een VOF gaan starten. Maar loopt het niet, hebben we een hoop kosten bespaard.

Wijze woorden
Oké. Daar zit wel wat in. Het moet alleen even landen. De controlfreak in mij schreeuwt: ‘Hoe komt dat met alle verantwoordelijkheden en hoe zit het met aansprakelijkheid? Heeft dit financiële consequenties voor mij? Waarom kan het nu niet zoals wij het gepland hadden? We moeten dit toch volgens de regels doen?’ Gelukkig heb ik ook geleerd om dat stemmetje weer rustig te krijgen: ‘Die man heeft een heel wijs advies gegeven. Als het zo kan, waarom zouden we het dan niet zo doen? Dat scheelt inderdaad een hoop stress, want nu zouden we alles gehaast doen. Laten we eerst maar eens kijken wat ons event allemaal losmaakt. Dan kunnen we daarna in alle rust verder plannen maken.’

Adem in, adem uit
En zo waren we wel een week verder, maar eigenlijk nog geen stap verder. Behalve dat we nog meer plannen en ideeën gaan uitwerken. En ons weer verder richten op de organisatie van ons event. Gelukkig loopt dat lekker door: ook deze week hebben we antwoord gekregen van een aantal sprekers dat ze graag meewerken! Maar daarover later meer…

 

 

Anneke Kleine Staarman komt uit Haarlem en is schrijfster van de roman De herkansing, die ze in eigen beheer heeft uitgegeven. Ze is momenteel bezig met haar tweede roman.

Heleen Engwerda komt uit Leeuwarden en heeft een eigen bedrijf, Hé Communicatie. Haar passie voor boeken uit zich niet alleen in haar werk, maar ook op haar boekenblog Boekenrupsjenooitgenoeg.

Samen starten ze nu met Get inspired by books. Elke week doen ze een boekje open over hun ervaringen als start-up. Waar lopen ze tegenaan, welke fouten maken ze en wat moet er allemaal geregeld worden?